Elektronická komunikace a kyberbezpečnost

Cílem projektu je úplná digitalizace administrativních procesů krajského úřadu a s ní související zvýšení efektivity a úspora nákladů dosažené prostřednictvím zkrácení času potřebného na jednotlivé úkony.

Krajský úřad v současnosti řeší možnosti, jak digitalizovat vnitřní a vnější procesy. Souběžně v rámci startovní čáry projektu definuje slabá místa komunikace.

K těm patří absence centrálního řešení. Celá řada agend je evidována v rozdílných informačních systémech. Část procesů je digitalizována plně, část pouze částečně (v určité fázi životního cyklu dokumentu). Jsou zde i procesy, které probíhají stále pouze v papírové formě. Plné digitalizaci dokumentace brání především nastavení některých vnitřních procesů a lidský faktor (preference ručních úprav a podpisů). Vedle elektronických dokumentů obíhají stále i dokumenty tištěné.

Při současném nastavení není používání elektronického podpisu každého dokumentu časově úsporné, není vyřešen hromadný podpis či změny již podepsaných dokumentů. Připomínkování materiálů uvnitř úřadu jako výrazná agenda nefunguje elektronicky. Komunikace mezi odbory úřadu je závislé na konkrétní agendě nebo na dohodě. Chybí tlak na digitalizaci komunikace.

Komunikace mezi krajským úřadem a občany lze vést elektronicky. Občan však nemá přehled o stavu vyřízení své žádosti či jiné své agendy směřující na krajský úřad.

Garant a nositel: Odbor informatiky Libereckého kraje

Projekt digitalizace krajské samosprávy má tři roviny

Zavedení elektronické komunikace uvnitř úřadu

Práce s dokumenty v papírové podobě se projevuje negativně v organizaci práce i v nákladech práce (stojí čas a peníze navíc). Krajský úřad denně zpracovává množství informací, které sám vytváří nebo které mu jsou doručeny. Počet dokumentů neubývá, rostou požadavky na operace spojené s jejich oběhem. Dokument je funkční prvek podléhající změnám. V rámci organizace je třeba ho šířit účelně. V případě potřeby je potřeba zajistit jeho okamžitou dostupnost. Pro tyto požadavky je podstatně vhodnější forma digitální, tj. koncept „úřadu bez papírů“. 

Rozšíření elektronické komunikace mezi obyvateli a úřadem

Spisová služba Libereckého kraje je důvěryhodný systém pro správu dokumentů. Služba má podchycený celý životní cyklus dokumentů (jejich pohyb a stav v rámci úřadu). Pro zkvalitnění informovanosti občanů o stavu vyřízení jejich žádostí či jiné agendy lze systém občanům částečně zpřístupnit.

Zajištění odpovídající úrovně kyberbezpečnosti

Ruku v ruce se zajištěním co nejširšího nasazení automatizace a digitalizace agendy je potřeba zohlednit možná rizika ztráty dat a kyberútoků. Krajský úřad zajišťuje kyberbezpečnost na základě platné legislativy. Vzhledem ke zvyšujícím se rizikům je třeba, aby byla tato agenda vždy o krok napřed. Z této úvahy vyplývá kontinuální proces hodnocení rizik a zajišťování kyberbezpečnosti na úrovni, která umí předcházet i sofistikovaným útokům. 

Naše cíle

• Uspořit čas a finanční prostředky

• Dosáhnout větší otevřenosti krajského úřadu vůči občanům

• Snížit rizika a minimalizovat možné negativní dopady útoků, hrozeb a neočekávaných incidentů u subjektů kritické infrastruktury a provozovatelů základních služeb